En un ambiente donde existe una Matriz y varias Sucursales y donde solamente en Matriz se realiza el control de Cuentas por Pagar, se requiere Centralizar en la Matriz cada una de las Compras Nacionales o Servicios en una sola base de datos para que de ahí se puedan realizar los Pagos con Cheque o transferencia respectivamente y de esta manera conocer el Saldo correcto de cada Proveedor o Acreedor.
Esta función solo esta disponible en Ediciones Ultimate y UCloud.
CONFIGURAR MATRIZ
Debe tener Asignado el Folio de Sucursal, aunque sea la matriz debe establecerse un Numero Único para cada Sucursal (por Ejemplo para la Matriz podría ser 1)
1.Desde [Información General] seleccione [Estructura]
2.Establezca el Folio de Sucursal (que no se repita en alguna otra sucursal)
CONFIGURAR SUCURSAL
Se debe realizar esta configuración en cada una de las sucursales que se integren a la red privada de la empresa con DisPRO.
1.Establezca el Folio de Sucursal (diferente al de Matriz), vea los mismos pasos que anteriormente se hicieron para la matriz.
2.Ahora active que Base de datos de las que ya tiene dadas de Alta en su lista de empresa, es la Matriz:
a.Desde [Información General] seleccione [Configuración]
b.Seleccione la pestaña [Sucursales]
c.Defina Si es la Matriz o Sucursal
d.Seleccione la Base de datos Matriz, la cual recibiera todas las cuentas por pagar (Solo en caso de ser Sucursal)
e.Establezca la fecha cuando iniciara el proceso de Envío de cuentas por pagar a la matriz (solo lo hará con las nuevas compras o servicios)
CONSOLIDACIÓN DE COMPRAS
Al realizar compras en Matriz No sucederá nada nuevo, ya que las compras se cargaran de forma habitual al proveedor, pero al dar de alta una Compra en una Sucursal, aquí si cambiara el comportamiento de la captura de Compras:
Al Aceptar y Procesar una Compra, automáticamente la Cuenta por Pagar sera enviada a la Base de datos Matriz, pudiendo ver una nueva columna llamada [Enviado] que indicara si ya se guardo la cuenta por Pagar en la Matriz.
Es importante aclarar que solo sera Enviada la Cuenta por Pagar si la Compra cuenta con Folio Fiscal, es decir si previamente le fue cargado el CFDI (vea Cargar de Almacen Digital)
En la Matriz podrá ver cada Cuenta por Pagar en el Estado de cuenta del proveedor la Sucursal de Origen para las auditorias respectivas:
MODIFICAR COMPRA EN SUCURSAL CUANDO YA FUE ENVIADA A MATRIZ
Una Compra enviada a Matriz Ya no puede ser modificada ya que la Cuenta por Pagar la tiene la matriz, y para realizar un cambio se deberá hacer el siguiente procedimiento:
1.Deben Solicitar a Matriz que Eliminen la Cuenta Por Pagar desde el Estado de Cuenta del Proveedor.
2.Ahora en la Sucursal Seleccione la Compra deseada, y de clic en [Regresar], el sistema buscara la cuenta por Pagar en la Matriz, sino la encuentra entonces procederá a Regresar la compra para su modificación.
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